Foi-se o tempo em que a agenda de papel era usada para guardar todos os contatos. Hoje em dia, as pessoas mantêm telefones, endereços e e-mails de todos os seus contatos guardados nos mais diferentes dispositivos e ambientes virtuais. Se por um lado isso facilita o acesso às informações, por outro cria problemas na hora de organizar e sincronizar os dados.
O objetivo da coluna de hoje é minimizar essas dificuldades e ajudar você na tarefa de saber como manter e gerenciar seus contatos on-line. Vou mostrar as opções de armazenamento, suas vantagens, desvantagens e formatos usados na hora de exportar contatos.
Catálogo de endereços do Windows
Vantagens:
Está disponível em todos os computadores, é simples de usar e o arquivo gerado pode ser importado e exportado para diversos dispositivos e programas.
Desvantagens:
Não permite que o usuário deixe os contatos disponíveis na internet.
Catálogo de endereços do Windows importa e exporta facilmente os dados para diferentes dispositivos.
O que é:
O catálogo de endereços do Windows é uma ferramenta simples e pontual para gerenciar contatos. Por aceitar arquivos CSV (arquivos de texto, cujos dados são separados por ponto e vírgula), consegue importar e exportar facilmente as informações para os mais diversos dispositivos.
Essa ferramenta pode ser usada como repositório de contatos para troca de dados entre dispositivos móveis. Muitos celulares, smartphones e PDAs que possuem softwares específicos para PC permitem tal tarefa, usando um recurso de exportação em formato CSV e também vCard.
Depois é possível, através de outro software, este compatível com seu novo celular, enviar os dados do Catálogo de endereços, diretamente para a memória do aparelho.
O fato de os dados não estarem disponíveis na internet é um ponto negativo fortíssimo. Mas para amenizar o problema existem soluções on-line muito interessantes, como uma ferramenta do Google que detalho mais abaixo.
Dados vão desde nome, endereço e telefone até nomes de cônjuges e filhos
Como funciona:
Para abrir o catálogo de endereços clique em Iniciar, Executar (tecla de atalho Windows+R), escreva "wab.exe" e clique em OK. Esse comando serve para o Windows XP e Vista.
Com esse programa você pode cadastrar dados detalhados de seus contatos: eles vão desde nome, endereço e telefone até nomes de cônjuges e filhos. A interface é muito simples e lista os contatos com opções de ordenação nos títulos, como no Windows Explorer, que permite ordenar os contatos por nome, endereço de e-mail e telefones.
O uso é bastante simples. No topo da lista de contato, basta clicar sobre os itens, que o sistema irá ordená-los por aquele quesito, clicando novamente sobre o mesmo item, o sistema irá providenciar a ordem inversa (de a até z e de z até a), O campo de busca é eficiente: à medida que vamos digitando um nome, automaticamente os contatos são filtrados na lista. Também é possível criar grupos de contatos, ajudando a organizar melhor as informações.
Contatos do Gmail
Vantagens:
Está disponível on-line, direto do Gmail.
Desvantagens:
Não é possível ver seus contatos quando você não está conectado à internet.
O que é:
A busca também tem funcionamento simples e direto. Escreva parte do nome do contato e uma lista de respostas será preenchida, com a vantagem de apresentar resultado por sugestão. Isso funciona da seguinte forma: o Gmail identifica automaticamente contatos com os quais nos comunicamos, mas que não cadastramos em nossa lista, e apresenta essas informações como sugestão no resultado de busca. A ferramenta é ideal para localizar aquele contato que nunca nos preocupamos em cadastrar.
O Gmail permite, através de dois links na parte superior da ferramenta de contatos, importar e exportar dados nos formatos CVS (para importar para outra conta do Google), CSV do Outlook (para importar para o Outlook ou outros aplicativos) e vCard (para importar para o catálogo de endereços do Windows ou outros aplicativos).
Dispositivos Móveis (PDAs, smartphones, celulares)
Vantagens:
Estão conosco em todos os lugares, têm agendas bem completas.
Desvantagens:
Em caso de acidente, você pode perder todos os dados, se não tiver cópias de segurança. Existem aparelhos que não permitem a extração dos dados de uma forma trivial
Muitos dispositivos móveis dão aos usuários a possibilidade de importar e exportar dados de contatos para o PC. Com isso, permitem cópias de segurança e o compartilhamento dos contatos com outros dispositivos móveis – esses portáteis viabilizam o acesso às informações quando o usuário está longe do computador.
O primeiro passo para fazer essa sincronia de dados entre computador e equipamento portátil é conectar o dispositivo ao PC. Isso é feito através de um cabo de dados, Bluetooth, infravermelho ou rede Wi-Fi: a forma de conexão vai depender do seu aparelho. A maioria dos dispositivos modernos, mesmo os mais simples, são compatíveis com cabo de dados USB. O problema é que nem sempre eles acompanham o aparelho e, às vezes, precisam ser adquiridos a parte.
No site do fabricante de um dispositivo móvel que armazena contatos, você certamente encontrará um aplicativo que permite a interação com o aparelho. O funcionamento e oferta de ferramentas variam de produto para produto: vale a pena destrinchar o manual para descobrir as funcionalidades de seu dispositivo portátil.
Compatibilidade de arquivos
A grande questão na hora de organizar os arquivos é a compatibilidade para trocar os contatos entre os mais variados tipos de aplicativos. Usar programas que exportam e importam no formato CSV apresenta uma grande vantagem, pois eles podem ser editados no Excel, possibilitando a reorganização dos dados para ajustar alguma incompatibilidade com softwares proprietários dos dispositivos móveis.
Por exemplo, ao abrir o arquivo CSV, é possível ver cada um dos campos da agenda, assim, caso o programa de contatos esteja invertendo o campo nome pelo sobrenome, é possível, alterando a primeira linha da planilha, ajustar isso e realizar a importação sem transtorno.
Outro formato aceito pela maioria dos programas, e que não sofre os problemas de compatibilidade do CSV, é o vCard (cartão de visitas virtual). Ele é padronizado e, por isso, pode ser usado nos mais diversos tipos de dispositivos. Softwares como o Nokia PC Suite e o Palm Desktop contam com esse recurso.
Atualização automática de contatos
Tudo que indiquei acima não resolve outra questão primordial, que é a de atualização. Como saber automaticamente quando um contato mudou de e-mail? Ou como avisar a todos que seu número de telefone mudou? Alguns sites se propõem a resolver essa situação e vou citar dois deles.
Plaxo (www.plaxo.com)
Quando um contato do Plaxo altera dados, você recebe essa atualização automaticamenteTrata-se de uma rede social de contatos, com uma eficiente ferramenta de controle que pode ser sincronizada com programas como o Outlook. Quando um contato seu, cadastrado no mesmo site, altera algum dado, é enviada uma notificação e os dados são atualizados de forma automática.
O Plaxo também sincroniza com sistemas on-line, como os contatos do Gmail, Hotmail e Yahoo!Mail, entre outros. Uma limitação do Plaxo é não permitir a transferência de todos os contatos em formato vCard.
UNYK (www.unyk.com)
Visualmente pobre, porém com a vantagem de ser em português, o Unyk permite gerenciar os dados dos contatos e receber as atualizações realizadas pelos usuários cadastrados. Tem também uma ferramenta simples de sincronismo com o Outlook e permite importar dados de sistemas como Orkut, Gmail e Yahoo!Mail, entre outros.
Como limitadores, ele não trabalha com arquivos vCard nem importa contatos em formato CSV - apesar disso, tem uma ferramenta que exporta listas neste último formato.
*Fernando Panissi é especialista em tecnologia e internet, formado em Sistemas de Informação com extensão em gestão. É professor universitário e ministra cursos de extensão em desenvolvimento de sistemas.
